行政采购作为企业行政部的基本职能，相信每一个企业的每一位行政人员都有过采购经验。

但是，如何才能做好行政采购，这个问题，恐怕不是每个行政人员都考虑过。

通常，当行政人员接到采购需求，无论通过哪种采购渠道，一般都会经过比价，挑选合适的供应商、和供货价格，完成采购。

这里，最大的问题，就在于比价环节。一般行政人员采购时，仅简单比较不同供应商的价格，或者简单讨价还价后，即下单采购。但如何进行价格商谈，如何维护企业利益、维护股东利益、乃至维护社会利益，却不是每个人都能想到，更不是每个人都能很好地掌握的。

这方面，中国创新投资有限公司（简称“中国创新”）有一些做法值得分享。

首先，中国创新的员工手册规定，任何采购，都必须进行货比三家，提交会签通过后，才能执行采购。
货比三家并进行会签的目的有几个：

1、通过会签，经过相关人员的仔细审核，就可以判断，采购的物资或服务，是否满足需求。特别是有些专业技术领域的采购，经过会签，便可以杜绝采购到产品或服务不能完全满足需求，避免了浪费，给公司和股东造成损失。

2、价格是否合理。经过货比三家，在满足需求的产品或服务前提下，需要价格最低。而在同样价格的情况下，产品质量更优、功能和服务内容是否更多、服务是否更优？或者有时候，最终的选择未必是最低价格，而是综合各方面考虑，用发展的眼光，选择对企业、对股东、对社会最有益的方案。

比如，中国创新在采购打印机的时候，最终决定不采购打印机，而是选择了打印机租赁服务。使用租赁服务，总费用比直接采购打印机要高，但从企业长期来说，选择打印机租赁，一方面可以减轻企业自己维护的工作，另一方面也是从环保的角度考虑，避免了未来打印机升级换代，废旧打印机造成对环境的污染。

3、会签过程也可以判断，是否有必要采购，以避免浪费。一个企业通常有多个部门，各种资产分散在各部门，有些资产存在仓库。而很少有企业能够做到资产信息全透明共享，而需求部门提出需求时，也很少想到公司内部调剂。因此，会签审批就是一个很好的把关途径，从而避免造成重复采购的浪费。

比如，中国创新财务部曾打算购买一台支票打印机，选型也选的差不多了。后来会签时，行政部同事查询库存得知，仓库里有一台他人赠送的小打印机，可以用来打印支票。这样，不仅节省了采购费用，而且让库存物资，物尽其用，充分挖掘资源，避免浪费。

同样，中国创新多个参股公司之间，有时也会调拨物资，充分利用库存物资。现在中国创新以及部分参股公司的视频会议平板系统，就是某参股公司的库存调拨，而不是各自采购。这样就充分保护了公司、股东的利益。

其次，中国创新的企业文化中，有一个很重要的价值观——“公正”。相应的工作实践方法，就是采用“三方思考”原则，做任何事情，都要从对方、己方、他方进行思考，实现“公正”。

在行政采购比价中，同样需要以“三方思考”来指导同事们进行采购比价：

对方，也就是供应商，我们进行采购时，需要努力降低采购成本，当然也需要保证供应商不亏本。确保供应商不亏本的情况下，努力降低采购成本，才能进行良性循环。

己方，这一点毋庸置疑，在保证质量和服务的前提下，采购成本当然越低越好。

他方，就是要考虑社会效益。这一点尤其重要。

中国创新为了确保社会效益，公司内部制订了“环保选型标准”，中国创新和参股公司，进行行政采购，优选选用该标准中的环保产品，确保采购的相关产品节能、环保，从一点一滴开始，为社会长远发展考虑。

再比如，在新冠疫情肆虐期间，中国创新多次为社会捐赠了大批消毒设备。这些捐赠的产品，都是中国创新采购而来。中国创新通过努力降低采购成本，将采购成本降低到原报价的一半以下。据此，用计划的捐赠资金，采购到了双倍数量的消毒设备，能够让捐赠的消毒设备，服务到更多的民众，为防疫抗疫做出了更大的贡献，收到了更好的社会效益。

第三，为了帮助公司内更多的同事掌握降低采购成本的方法，中国创新制订了详细的采购价格谈判的标准作业流程SOP，就价格谈判的具体方法，做了详细规定和说明。任何新入职的员工，只要阅读该作业流程，只要抱着三方思考的原则，完全可以成功掌握价格谈判技能，达成降低成本的目的。

第四，中国创新经常组织参股公司进行交流分享采购案例，有什么好的经验、信息，会及时进行分享，让中国创新和参股公司，都能够不断地节省采购成本。

最近，公司领导分享了一个信息：中国移动有一个未公开的8元自由选套餐。中国创新每个参股公司都有若干个手机卡。由于这些手机卡号购买时间不同、运营商不同，都使用着每个月几十到一百多元的不同的月费套餐。这些手机号，通常用于工商税务等政府部门业务的注册／认证、电商账户注册／认证，收发一些短信。因此一般都是在公司内使用，可以直接使用wifi上网，基本上用不到流量，也不会进行长时间通话。当各地行政部同事获得此项分享信息后，立即行动起来，纷纷联系各运营商咨询和更改套餐。仅此一项改动，中国创新的参股公司，合计每年将能节省上万元费用。

有人会说，行政费用，省也升不了多少，何必花那么多精力呢？

其实，从长远来说，为企业精打细算，不仅仅是维护企业利益，而且也是维护员工利益。有些互联网企业获得投资人的投资后，大手大脚花钱，比如租赁豪华写字楼、无论是否需要为所有员工配置最高档的苹果笔记本电脑、无节制免费提供员工的三餐外加下午茶点心水果、超过社会水平乱发奖金……这一切的乱象，看上去很美好，能够以非常好的福利吸引优秀人才。但实际上这种无节制的乱花费，并不是一个好事，因为企业营收稍有异动，这些企业都会立即大范围裁员，最终还是害了员工，扰乱了社会秩序。

通过上述中国创新的行政采购案例分享，我们可以看到，一个好的企业，通过制度化建设，从行政采购这样的小事做起，充分挖掘潜力，降低行政采购费用、维护公司利益和股东利益，从而也能为社会做出良好的贡献。

标签: 中国创新

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